Wie sehen die Grundstrukturen von erfolgreichen Veranstaltungen aus? Was sollten sie unbedingt beachten, bevor sie Veranstaltungen wie Webinare, Seminare, Vorträge oder Konferenzen durchführen? Wie können sie Fehler vermeiden?

Mit einer Veranstaltung Erfolg zu haben erfordert so viel mehr, als nur die Durchführung der Veranstaltung. Jeder erfahrene Veranstalter weiß, welchen Voraussetzungen er sich bei der Planung einer Veranstaltung zu stellen hat und welche Herausforderungen sich bei der Veranstaltungsvorbereitung zwangsläufig ergeben werden. Ohne eine gute Planung und Strategie ist es nahezu unmöglich, eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine zu stellen.

In diesem Blog zeigen wir ihnen die grundlegenden Prinzipien für erfolgreiche Veranstaltungen:

ZIELE

Legen sie klare Ziele fest. Nutzen sie dazu die SMART-Formel. Die SMART-Formel ist eine Zeitmanagement Methode, die der optimalen Zielformulierung dient. Im Projektmanagement wird die SMART-Formel sehr häufig angewendet. Ihre SMART Ziele sollten sie so formulieren, dass folgende Kriterien erfüllt werden: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert.

REFERENTEN, MODERATOREN, TEAM

Sie benötigen die richtigen Personen im Vordergrund ihrer Veranstaltung. Achten sie bei der Auswahl auf Qualität. Top Referenten, Moderatoren und ein erfahrenes Team sind das Gesicht und die Träger Ihrer Veranstaltung. 

MARKETING

Betreiben sie Marketing. Erfolgreiche Marketingstrategien funktionieren nach dem 4P-Marketing-Mix. Die Ps stehen für Price, Product, Place und Promotion. Das bedeutet, dass sie das richtige Produkt (oder Dienstleistung z.B. ihre Veranstaltung), am richtigen Ort, zum richtigen Preis und zur richtigen Zeit herausbringen.

WEITBLICK

Sie benötigen Weitblick. Denken sie vorausschauend. Dies ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiche Veranstaltungen. Wenn sie diesbezüglich Schwächen haben, setzen sie auf eine akribische Planung und nehmen sie ggfs. Hilfe von Experten in Anspruch.

ZIELGRUPPE

Ermitteln sie, wer ihr wirkliches Publikum ist. Ist das Thema ihrer Veranstaltung relevant für die anvisierten Interessenten? Sprechen sie diese gezielt und klar an und ziehen sie eine Trennlinie zu dem Teil des Publikums, der nicht in die Zielgruppe fällt.

PROMOTION

Promoten sie ihre Veranstaltung. Informieren und überzeugen sie ihre Zielgruppe, warum der Besuch und die Teilnahme an ihrer Veranstaltung relevant und lohnenswert für ihre Zielgruppe ist.

SERVICE

Bieten sie einen guten Service. Achten sie auf die Zufriedenheit der Besucher und Teilnehmer. Zufriedenheit schafft Bindung und ist die beste Visitenkarte für ihren nächsten Auftrag.

ÜBERBLICK

Behalten sie den Überblick. Es ist wichtig, dass sie zu jeder Zeit wissen, was los ist. Kontrollieren und koordinieren Sie alle Abläufe während ihrer Veranstaltung und überlassen sie rein gar nichts dem Zufall.