Die großen und äußerst erfolgreichen Webinare der Welt haben fast alle eines gemeinsam: Hinter Ihnen steht ein professionelles Team. Das Webinar Team besteht normalerweise aus drei Hauptakteuren. Der Erfolg einer Webinar Sitzung hängt von jedem einzelnen Akteur aus dem Webinar Team ab.

1 - Veranstalter: 

Der Veranstalter ist die Schlüsselperson, die für die Entwicklung der Inhalte für das Webinar verantwortlich ist. Veranstalter tragen regelmäßig die Kosten sowie das wirtschaftliche und rechtliche Risiko und sind auch dafür verantwortlich, einen geeigneten Redner zu finden und für die Veranstaltung zu werben. Des Weiteren sind sie für die Registrierung und die Kommunikation mit den Teilnehmern zu Beginn und am Ende von Webinaren verantwortlich.

2 - Referent:

Die Referenten oder Fachexperten konzentrieren sich auf die Entwicklung und Bereitstellung der Webinar-Präsentation. Dabei kümmern sie sich insbesondere um die inhaltliche Erarbeitung von Webinaren und führen persönlich die Präsentation durch. Auch das Webinar Setting, die Fehlerbehebung, die Registrierung bei den Veranstaltungen und einige andere Details fallen häufig in das Aufgabengebiet der Referenten, um ansprechende Präsentationen zu liefern.

3 - Assistent:

Die Assistenten helfen bei der Beantwortung von Fragen, für die der Referent oder der Moderator während der Präsentation nicht viel Zeit hat. Sie unterstützen diese bei der technischen Problemen und in sonstiger Weise bei der Umsetzung der Präsentation. So können sie beispielsweise darauf hinweisen und helfend eingreifen, wenn Audio und Video nicht synchron ablaufen oder kein Ton zu hören ist sowie bei der Beleuchtung, bei Kameraeinstellungen usw. Die Assistenten übernehmen oft auch Präsentationsaufgaben, wie zum Beispiel die Schaltung von Folien und die Einspielung von Videosequenzen zum richtigen Zeitpunkt. Für Webinare mit einem großen Publikum werden häufig Assistenten benötigt.

+ - Gastredner:

Der Gastredner wird vom Veranstalter oder Sprecher des Webinars eingeladen und ergänzt die Präsentation durch sein persönliches Auftreten. Seine Expertise, Bekanntheit und Persönlichkeit können eine Webinar Präsentation wesentlich bereichern.

+ - Co-Moderator:

Der Co-Moderator tritt zusammen mit dem Moderator oder Referenten während der Webinar Präsentation auf. Die Zusammenarbeit kann gleichberechtigt oder hierarchisch aufgebaut sein. Zwischen Moderator und Co-Moderator gibt es häufig eine Rollenverteilung, die vor dem Webinar festgelegt wird. Teilweise übernehmen Co-Moderatoren auch Assistenzaufgaben. Co-Moderatoren unterscheiden sich von Gastrednern, indem sie auch Moderationsaufgaben übernehmen.